Cliquez PERSONNALISER pour : choisir l’émetteur des messages de l’abonnement, activer ou désactiver les alertes sur votre messagerie, ajouter votre logo, définir l’accueil sur chaque écran invité (un texte et une photo). Sauvegardez.
Cliquez + 1 ESPACE. Indiquez le nom de l’espace, dupliquez éventuellement depuis un autre espace les titres des dossiers du nouvel espace (avec ou sans leur contenu). Choisissez les droits des invités de cet espace :
* Droits minimaux : consulter et télécharger le contenu de l’espace (sauf documents bloqués)
* Droits intermédiaires : droits minimaux + vous poser des questions
* Droits étendus : droits intermédiaires + charger des documents
Dépliez éventuellement les fonctions avancées pour préciser le type d’ajout fait par un invité : collecte mutualisée (l’ajout est visible des autres invités) ou collecte cloisonnée (l’ajout est invisible des autres invités). Décidez si l’espace est un espace classique ou un Espace + pour ajouter un filigrane ou bloquer le téléchargement des documents (modifier éventuellement le texte du bloc du filigrane). Validez.
Vous permet de :
modifier les informations de l’abonnement (email, prénom et nom de l’abonné, email de facturation et adresse), modifier le mode de paiement ou changer de CB, changer votre mot de passe, consulter les conditions générales, résilier votre abonnement.
suivre votre consommation avec un récapitulatif sur l’utilisation de l’abonnement. Cliquez sur RECUPERER TOUS LES UTILISATEURS pour avoir la liste des utilisateurs de l’abonnement (invité(s) et administrateur(s)) avec leur(s) espace(s)).
visualiser la date de prochaine facturation et le barème applicable.
Vous permet d’afficher l’écran de gestion de n’importe quel espace de votre abonnement.
Affiche la liste des espaces par ordre chronologique. Pour chacun, cliquez sur le crayon pour modifier son nom, sur la corbeille pour supprimer le ou les espaces. Cliquez sur le bouton de chaque espace pour accéder à son écran de gestion.
Cliquez DOSSIERS DE CLASSEMENT DES DOCUMENTS pour créer un ou plusieurs dossiers de premier niveau. Validez. Les dossiers apparaissent sur l’écran de gestion de l’espace avec un bouton CRÉER UN SOUS-DOSSIER à cliquer pour créer des sous-dossiers à ce dossier (puis des sous-sous dossiers, etc…). Vous pouvez modifier l’ordre de classement des dossiers en cliquant DOSSIERS DE CLASSEMENT DES DOCUMENTS : glissez/déposez le dossier concerné puis validez les déplacements.
Cliquez AJOUTER UN MESSAGE/DES DOCUMENTS. Remplissez (facultativement) un titre, le contenu du message. Ajouter le document (ou jusqu’à 100 documents, en maintenant la touche CTRL du clavier enfoncée, ou la touche CMD sur Mac) avec éventuellement un filigrane confidentiel dynamique et/ou le blocage du téléchargement s’il s’agit d’un Espace +. Choisissez le dossier de classement des documents. Renvoyez uniquement aux adminisjointe au mail (le bouton d’accès à l’espace est toujours au bas du mail d’alerte de votre invité) . trateurs ou validez et rendez visible de tous (vous avez aussi la possibilité de sauvegarder comme brouillon). Choisissez le type d’alerte mail : aucune, le titre et le contenu du message, le message et les documents en pièce
Sélectionnez le destinataire du message confidentiel, ajoutez facultativement un titre, le contenu du message et éventuellement des documents. Validez (ou sauvegardez comme brouillon). Choisissez le type d’alerte mail : aucune, le titre et le contenu du message, le message et les documents en pièce jointe au mail (le bouton d’accès à l’espace est toujours au bas du mail d’alerte de votre invité).
Cliquez INVITES puis AJOUTER UN/DES INVITE(S) pour ouvrir un accès à l’espace. Indiquez son email et facultativement son prénom, nom et organisation. Cliquez AJOUTER UN AUTRE DESTINATAIRE pour ajouter plusieurs invités. Choisissez si votre invité aura des écrans en français ou en anglais. Saisissez son message d’invitation et enregistrez le comme mail type de bienvenue pour vos prochaines invitations d'invités dans votre abonnement. Invitez.
Cliquez ADMINISTRATEURS puis AJOUTER UN ADMINISTRATEUR pour créer un administrateur à l’espace. L’administrateur de l’espace a accès à tous les boutons de pilotage de l’espace. Indiquez ses nom/prénom/email, facultativement l’organisation. Saisissez son message d’invitation et enregistrez le comme mail type pour vos prochaines invitations d'administrateur dans votre abonnement. Invitez.
Les messages échangés sont classés par ordre chronologique et chaque ajout est signé et horodaté. Pour visualiser les messages, cliquez sur la flèche verte puis sur la flèche verte du message concerné pour visualiser le détail du message et accéder aux documents joints. Pour reprendre un message Brouillon, cliquez sur B. Pour supprimer un message, sélectionnez le message concerné puis cliquez sur la corbeille.
Un document est accessible en dépliant son dossier de classement ou en saisissant des lettres de son titre dans RECHERCHER UN DOCUMENT. Son ajout est signé et horodaté. Pour visualiser un document, cliquez sur le picto "oeil" et pour le télécharger sur le picto "téléchargement" . Pour modifier un document, cliquer sur son nom ou une caractéristique et modifiez : son titre, sa visibilité, son niveau de protection pour un Espace + (cadenas vert, jaune pour filigrane ou rouge pour filigrane et téléchargement bloqué), son dossier de classement (que vous pouvez aussi modifier par Glisser/déplacer).
Sélectionnez les documents concernés, cliquez sur le picto "Roue dentée" puis,
Cliquez SUPPRIMER puis Suppression confirmée pour supprimer les documents.
Cliquez TELECHARGER pour télécharger plusieurs documents.
Cliquez MODIFIER pour modifier les titres, la visibilité, le niveau de protection pour un Espace +, le dossier de classement de plusieurs documents.
(Seule la fonction de téléchargement sera accessible à vos invités).
Cliquez RECUPERER TOUT L’ESPACE pour vous envoyer l’ensemble des messages et des documents de l’espace en fichier zippé protégé par mot de passe (utile avant de supprimer un espace).
Cliquez sur MODIFIER pour modifier le nom du groupe ou de l’espace, les droits des invités, les fonctions avancées avec le type d’ajout fait par un invité (collecte mutualisée ou cloisonnée) et le texte du filigrane.
Un espace lié est un espace dont la gestion est groupée avec un ou plusieurs autres espace. Ces espaces liés ont leur nom spécifique et partagent un nom de groupe (c’est automatiquement celui du premier espace auquel les autres ont été liés - vous pouvez le modifier). Des espaces liés partagent un même bandeau supérieur avec leurs noms spécifiques pour passer facilement de l’un à l’autre (possibilité de modifier l’ordre par glisser). La gestion de leurs accès est intégrée (depuis le bouton INVITES) ; leurs accès peuvent être différents.
Créez un espace lié en cliquant + 1 ESPACE. Vous indiquez son nom. Vous décidez si vous dupliquez dans ce nouvel espace un espace du même groupe ou un espace de votre abonnement : le titre des dossiers seul ou également leur contenu, et alors si l’auteur de l’ajout de chaque document est visible ou non. Vous choisissez les droits des invités. Vous définissez éventuellement des fonctions avancées (type d’ajout fait par un invité et Espace +). Validez.
Cliquez INVITES. Pilotez les accès invités avec les pictos : cliquer sur le picto rouge le passe au vert et donne à l’invité accès à l’espace concerné (l’inverse supprime l’accès existant), mais seulement après SAUVEGARDER LES MODIFICATIONS. Vous envoyez un message d’invitation (cliquez AJOUTER AVEC MESSAGE) ou vous invitez sans nouveau message d’invitation (cliquez AJOUTER SANS MESSAGE). Un picto vert vous indique si votre invité s’est connecté ou non à l’espace. Cliquez sur le crayon pour modifier son nom, prénom ou organisation et sur la corbeille pour supprimer un invité sur tous les espaces de l’abonnement.
Cliquez ADMINISTRATEURS. Pilotez les accès administrateurs avec les pictos : cliquer sur le picto rouge le passe au vert et donne à l’administrateur accès à l’espace concerné (l’inverse supprime l’accès existant), mais seulement après SAUVEGARDER LES MODIFICATIONS. Cliquez sur le crayon pour modifier les nom, prénom, organisation ou email d’un administrateur sur tous les espaces qu’il administre. Cliquez sur la corbeille pour supprimer un administrateur sur tous les espaces de l’abonnement.
Cliquez SUPPRIMER L’ESPACE pour supprimer définitivement tout un espace. La suppression est garantie et il n’y a aucune possibilité de récupérer son contenu.