What is a virtual data room ?

Les data rooms virtuelles sont des sites web donnant accès à des espaces sécurisés hébergeant des données confidentielles. L’accès des participants est contrôlé à l’aide d’une connexion sécurisée fournie par l’autorité pilotant la data room, connexion qui peut être désactivée à tout moment par cette autorité en cas de perte de ses droits d’accès par un des participants. Des restrictions peuvent être imposées à la capacité des participants de communiquer à des tiers les données confidentielles par transmission, copie ou impression, notamment par filigrane dynamique marquant chaque document au nom du participant consultant et par blocage de l’impression et du téléchargement de tout ou partie des fichiers. Une trace détaillée des consultations doit pouvoir être conservée à des fins d’audit, indiquant qui a consulté, quand, quel document.

Les serveurs
Virtual data rooms are used for a variety of purposes, including data storage, document exchange, file sharing, transactions, and more. The main uses are:
  • Mergers and acquisitions, fundraising.
  • Insolvencies and corporate restructurings.
  • Joint ventures involving the sharing of sensitive technological data and the plot of who is bringing what.
  • Tender processes.
  • Real estate transactions.
 
In a transaction, the virtual data room plays the same role as a traditional data room: under the control of the vendor or its counsel, it allows bidders and their advisors to inspect and report on the various data made available to them in a secure and constantly monitored space. Unlike a traditional data room, it allows several bidders to access the files in parallel and without seeing each other. It is also much easier to communicate new documents or new versions of documents throughout the process and it prevents bidders’ teams from traveling.

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